【管理職者必見】年始初稼働「何か一つしかやってはいけない」という条件だった場合、私が行う事 - とその理由

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初めに

挨拶

改めまして、明けましておめでとうございます。本日から始業される方が多いと思いますので、今日からすぐに使える情報を届けたく本記事を書いています。今回は少し変わったタイトルにさせて頂きました『年始初稼働「何か一つしかやってはいけない」という条件だった場合、私が行う事』というテーマですね。皆様はいかがでしょうか?「何か一つ行ってください。その理由を教えてください。」と言われた場合、すぐに答えられる人は多くないと思います。逆に言えば、それだけ答えの数があるという事ですね。

 

本記事の内容

私の意見として年始初稼働で何か一つだけを行って良いという条件であればこれをするな。というものがあるので、そちらを共有できたらと思います。もし宜しければ、皆様の意見や習慣もコメントやTwitterにてご教示頂けますと幸いです。またタイトルには【管理職者】と書いてありますが、自分のチームを持っているチームリーダーや2~3人の少数グループをまとめている人にも有益な記事となっていると自負があります。

 

記事を読む時の注意点

今回は最初に結論を持ってきているので「何をするか」の答えはすぐにわかるようにしています。ただ、実は今回は「実効策」より「それを行う目的」の方が大切だと自負がありますので、もし5分ほどお時間が許すようであれば、最後までお読み頂けますと今日、自分が行う発信の目的なども修正できる可能性があります。それでは早速記事の内容に入っていきましょう。

 

 

年始初稼働、私が行う事

実行内容

ずばり実行内容は「自分が管理している部署(グループ)に適応される基本的なルールを全員の前で周知する。」です。ここで言う”基本的なルール”とは就社時間、退社時間、挨拶の言い方、掃除当番、休憩の取り方、日報の出し方等、本当に基本的な1日の流れです。おそらくこのルール周知自体はほとんどの会社が行っている事で「そもそも分かっている」や「事業の事を聞きたい」などの意見も必ず飛んできますが、それでも私は「ルールの周知」を優先すべきと考えています。

 

そもそもルールって何のために存在する?

ここで大事になってくるのが「ルールが存在する目的」です。皆さん、ルールが存在する目的は何だと思いますか?「統制を取りやすくするため」「違反者を出さないため」など様々な目的が見当たると思いますが、私が思うルールの存在目的は大きく分けると3つです。

 

目的① チームメンバーである認識を持たせる。

一つ目の理由が一番大きいです。「チームとは何か」を考えた時に「同じ目標を追っている人たち」「同じ志を持っている人たち」「共に共感している人たち」という意見を頂くことが多いですが、私の場合は「同じルールで動いている人たち」という解釈を持っています。例えば高校野球のチームで例えると、「甲子園に行きたい」という目標は誰もが一緒でも、チームにはならないですよね?「親に恩返しをする」という志を持っていても、チームにはならないですよね?でも逆に言えば、「甲子園に行きたい人」と「ダイエットしたい人」でも同じ学校に居たりしませんか?むしろ「野球部」と「茶道部」なども同じ「学校」というチームに属しているはずです。つまり本人の目標や志に関係なく、『同じルールのもとに居れば、チームである認識が付く』のでは無いかと考えています。更に例を出すと、同じ職場でも「いつも残業して最後に帰る人たち」や、「逆にご家庭があって18:00には帰る人たち」もまたチーム内のチーム(別名コミュニティ)という形で、仲間である認識を持つと思います。これらの理由から、まず年始、休暇中に自由に過ごした全員が「今からこのチームで仕事を始める」という意識になるように、ルールを再認識してもらう必要があるという事でルールの周知をします。

 

目的② 上下関係をはっきりさせる。

二つ目の理由は「上下関係をはっきりさせること」です。これはやって分かったのですが、ルールには”作成者”と”履行者”が居ます。この”ルールを作る人”が組織のリーダーであるという認識をチームメンバーが持ちやすいという点です。例えば会社のルールは社長が決めても違和感がありませんが、課長や係長が会社のルールを決めたら違和感がありますよね?でも逆に言えば、課長の責任範囲や係長の責任範囲でマイルールを決めている人も多いと思います。責任範囲でのルール付けであれば違和感が無いですよね?という風に、おそらく人は『その人の責任範囲』と『ルール作成の許容範囲』とイコールで見てます。なので「私のチームはこのルールで行く」という周知を自分が行う事で、自分=チームリーダーという認識を再度伝達出来、今後の指揮系統が取りやすくなるというメリットがあります。また逆に「自分の責任範囲に置けるルール」を持っていない管理職者は要注意です。例えば、課長が「自分のチームは全て会社のルールだから」という周知をした場合①でも上げたようにまずチームである認識が薄れ、かつ「この課長の元で働いている」というよりも「同じ会社で働いている」という認識になります。一見良さそうに見えますが、これは危険なケースがあります。というのも、会社は各責任者(課や部)一つ一つが目標達成することで成り立っており「課」に所属している認識が無いメンバーは「課の危機」が発生した際、迅速な対応が取れない傾向にあります。むしろ会社全体の流れが良かったりすると、「今の課はいずれ無くなるから、次に異動する課の知識を付けておく」のような最悪なケースになる事もあります。後半は①と内容が被りますが、二つ目の理由から「自分が」ルールを周知した方が良いと考えています。

 

目的③ 責任を当てはめる。

最後三つ目の理由は「責任を当てはめる」です。まず②を行うと実感するのがルール作成者である人自身が「自分が決めたルールで全員が動いている」という認識を持つことが出来、その「チームの結果の責任が自分に有る」という自覚を持つようになります。チームの目標達成率はリーダーの意識次第なので、ここが醸成されるだけでカナリ大きなインパクトです。またもう一つの責任として「ルールを守る側」にも醸成されるものがあります。これはルールを決める事で『やってはいけないこと』が明確になり、逆に言えば『ルール以外の事はやって良い』事になります。そうする事で「知らなかった」「やっていいとは思わなかった」などいわゆる「他責」という発言があった際、「ルール違反ではないはず」という事で言い訳を無くすことが出来ます。この効果を高めるためには例えば「ルールに触れる事が3回以上あった場合、降格の基準になります」など「ルールを守らなかった場合のペナルティ」を準備し、逆に「ルールに無いことで法律に触れないことは行って大丈夫」「曖昧なことは必ず上長に確認するように」と伝えておくと、クリエイティブな意見が上がってくることもまれに経験しています。こういった背景から、年始段階で一つしか行ってはいけないのであればルール周知を行う理由です。

 

まとめ

「ルール」という言葉は浸透しすぎているが故に「何のために存在するのか」等を改めてゆっくり考える機会は少ないので無いでしょうか。私も組織管理で大変悩むまではそこまで中止していなかったのですが、一度その目的を作って実行した際の効果がカナリ大きかったので、このように文字化して自分に落とし込んで活用しています。小さい組織でも大きい組織でも「リーダーがルールを決め」「全員に同じルールを守らせ」「×の場合はペナルティを設ける」事をすると、チームは良い意味で活性化する事が多いです。本日年始稼働で行う事が沢山ある中、このルール周知のコンテンツは明確な目的をもって効果を実体験して頂けますと幸いです。

 

最後に

本日は「何か一つしかやってはいけない」という条件でしたのでルール周知のみお伝えしましたが、実際の現場ではそのような制約は一切ありません。だからこそ成果は無限大に作ることが出来、逆に言えば一つ一つがおろそかになりやすくもなります。私が普段意識しているのは「沢山実行」よりは「確実に効果が出るものを必要数実行」という点で、タスクを増やすと自分がパンクしてしまうのでそれを防ぐためです。ただもちろん今日はルール周知は午前中で全て終わるので、午後は1週目に必要なAPO取りを完了させ、良いスタートダッシュを切って行けるよう動いていきます。それでは、最後まで読んで頂いてありがとうございました。年始稼働、共に大成功させ、2021年のスタートダッシュを決めていきましょう。