佐々木ライフハック ~犬のように生きる~

一途に学び、働き、遊ぶ。そんな社会人学生の日常を綴ります。

日報を毎日提出する理由 ー 結果完了から得られる思考変化について

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こんにちは、佐々木太一です。
 
皆様の職場にもある「日報制度」、こちらはしっかりと役割を果たしていますでしょうか?そもそも日報の目的は「結果完了」と「課題認識の擦り合わせ」にあり、本日目的は部下の教育になりますが、そこを明確に認識せずに運用している上司が多い印象です。
 
簡略化といえど部下の大切な時間を15分~30分奪ってしまう事になり、更に大事な自分の時間(上司の時間)も確認で削る事になるので、出来るだけ簡単に、そして得たい成果が得られる形で日報を運用することは生産性向上のためにも行いたいですよね。
 
そこで今回は日報をする際に気を付ける点を複数まとめてみましたので、日々の運用のお役に立てれば幸いです!
 

毎日日報を提出する理由と気を付けるポイント

なぜ日報があるのか

日報を提出する目的は「結果の完了」にあります。結果の完了とは「今日の結果がどうだったのか」を明確にすることです。
 
仕事は全て期日時点での結果が評価対象になるので、日々結果を振り返るという習慣を続けることは「結果視点」を身に着けるために大切なトレーニングになります。
 
1日8時間の労働時間で、自分はどれほどの成果を生むことが出来たのか、それを毎日稼働後に振り返りを行う事で「結果に向かって仕事をしている」という認識を醸成することが出来ます。
 

気を付けるポイント

1.無理のない期日設定をする
日報においてまず大切なのは、毎日継続する上で無理のない期日を設定する事です。業務終了後5分以内などは「考える時間」を作ることが出来ず、本来の目的を果たすことが出来ません。出来れば業務時間最後の30分は日報作成のための時間とし、最低でも15分前後は振り返りを行う時間に充てたいですね。
 
そして無理がある期日設定をしてしまった場合、「期日を守れない言い訳」が出来てしまい、『約束を守る事の大切さ』を体験を持って腑に落とすことが出来ません。期日=守らなければならないもの=ギリギリだと焦るor遅れる場合は事前に連絡をするという常識的な行動も、こういった毎日送る日報期日を守る事から生まれる認識です。
 
「会社のルール=守るべきもの=約束は守るもの」ここの認識をつけるためにも、免責の発生しない、可能な範囲内で期日設定することを心がけましょう。
 
2.報告事項は必要最低限にする
日報は全て目を通さなければ意味がありません。せっかく部下が一生懸命打ち込んだ報告も、上司が読まなければ無駄な時間。上司が日報を読まなくなってしまう理由は不要な情報が含まれているためです。
 
最初から完璧な情報密度で報告は難しいため、ここは日々のフィードバックで修正をしていく必要があります。最初は読みづらくても全て目を通し、不要な情報をその都度FB、それを1週間ほど続けていく事で、無理なく正確な情報が上がってくる日報が出来上がります。
 
3.スタンプ一つでも読んだらリアクションする
日報は部下の成長を確認する最も重要なインフラです。極論、この日報のやり取りだけをしっかりと的確に行い続ければ、自立した思考力のある部下が育成できます。そこに研修などの教育プログラムが追加されることで精度を上げていく流れです。つまり日報(結果完了)があり、それに向かって教育があります。
 
そんな日報ですが最初から重要性が分かるかと言うとそうではなく、やはり最初は「めんどくさい」「報告したくない(悪い結果)」などいろいろな障壁が生まれます。
 
それでも良い結果は成功要因を、悪い結果は失敗原因を報告(情報整理)することは、本人のためにも確実に行うべきです。これが行われなければ、今日の仕事で得られたはずの成長を得ることが出来なくなります。
 
そういう大切な「結果完了」のタイミングを、最初は上司が寄り添い、確実に毎日行っている事を確認している事を部下に伝えるためにも、リアクションは必要です。出来ればコメントまでするのがベストですが、忙しい管理職にそこまでの時間がある事は稀ですよね。今は便利な機能があるので、リアクション、スタンプ等、何かした結果完了を一緒にしている事を部下に伝える事は重要なアクションになります。
 
4.良い結果も悪い結果も同じように報告する
最後のポイントは「結果の良し悪しに関わらず、同じように報告をすること」です。たまに悪い結果の時だけ沢山の反省文を並べて報告し、上司がしっかり反省している事を確認して安心している光景を目にしますが、これでは部下の成長が遅れます。
 
部下が成長するには失敗の改善以上に成功要因のキャッチアップが大切だからです。結果が良かった時、目標達成が出来た一週間の週末、そのタイミングでしっかりと成功要因を拾えているか、そこを管理者はチェックしましょう。
 

まとめ

今回は「日報制度について」記事にしました!上司が部下に与えられるのは、唯一「成長」のみ。今務めているこの職場で、更には社会人という立場で、求められている以上の成果を出すためにはどうすれば良いのか、そういった大切な事を部下に教える事が出来る存在が、本物の上司像だと思います。私も勉強の身、こういった発信をしながらも自分の業務を更にブラッシュアップかけていけるように努力していきます。
 
それでは、最後までお読みいただき、ありがとうございました!
 
Written by 佐々木太一
1.2021.07.27