「パーキンソンの法則」を徹底解説 ー 新社会人必見

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初めに

21卒フライングインターン

皆様が一度は耳にしたことがある「パーキンソンの法則」を、ビジネスやプライベートでの活用術もまとめて記事にしようと思います。

 

21卒のフライングインターンの教師を担当していて感じる事は「知識」はあっても「術」を持っていない学生が多いという点です。当然と言えば当然でプロスポーツを100回見たところでスポーツが上手くなる訳ではありませんので、経営学商学、ビジネス書の知識を頭にいっぱい詰め込んできた学生の方々は、ここからいかにアウトプットして、知識を知恵として吸収できるかどうかが今後活躍できるビジネスマンになる上で課題になりますね。若手の頃は失敗を恐れず、何でもチャレンジする姿勢を持って挑みましょう。

 

余談ですが、新社会人のうち長期インターンに参加しているのは全体の4%しかいないそうです。学生の方は「長期インターン」で現場を経験することが、周囲との大きな差別化に繋がりますので、働き口を考えている方は長期インターンを視野に入れると良いかも知れません。

 

日々仕事や教育を進める中でこのパーキンソンの法則は「知らないと損」というレベルでは無く、部下や新卒にも必ず専用の時間を作って説明しているほどです。

 

パーキンソンの法則とは

 

第一法則

『仕事(タスク)の量は、期日いっぱいになるまで膨張する』

 

第二法則

『支出は、収入に達するまで膨張する』

 

の大きく2つの法則で構成されています。身近な例で例えると「大きな冷蔵庫に買い替えても、いっぱいになるまで食材を入れてしまう」などもパーキンソンの法則例です。(Wikipedia参照)

 

なぜパーキンソンの法則を理解する必要があるのか

これらの法則を理解することで得られるものは「高い集中力」です。

 

人が高いパフォーマンスを発揮するには「目の前の事に集中」することが大切で、この集中を阻害しているものが『迷い』です。この迷いを無くすためにパーキンソンの法則を活用することをメンバーにはお勧めしています。

 

それではここから具体的にパーキンソンの法則を用いて得られる集中力とその他恩恵について紹介しながら、実際の活用方法まで一気に解説していきます。

 

 

パーキンソンの法則 解説

第一法則 タスクの量質転換

一夜漬け

突然ですが過去「一夜漬け」をしたとき、計り知れない集中力を自らで経験したことは無いでしょうか?人は期日が迫ってくるとアドレナリンが分泌され、集中力が増すといわれています。

 

「あと30分で重要な会議が始まってしまう、それまでにパワーポイントのデザインを完成させなくてはならない」「今日のテスト範囲が完全に網羅できていない、残りの時間を使って覚えれるだけ頭に叩き込もう」という瞬間です。特に前者は意外と多く発生する事象では無いでしょうか?

 

このように「同じ仕事(パワーポイントの完成)(テスト範囲の暗記)」をするとしても、期日までの時間によって発揮できるパフォーマンスに大きな違いがある事が分かります。

 

意図的な期日切り

仕事の期日が遠いほど「長期計画」を作る機会が増え、パーキンソンの法則が悪く作用する可能性が高まります。「今週中に○○、来週には△△、再来週にチェックで、最終週に提出」のような計画です。私の場合このような期日の切り方をすると、どうしても毎週金曜日に○△を提出して、第三週にチェックという流れになってしまします。一見問題なさそうですが、チェックの際大きな欠陥が発見される場合や追加で仕事の依頼が来ることはザラです。

 

また最も傾注するポイントが「○と△に一週間が必要だったのか」という点。

 

基本仕事でタスクを消化する際は、

①全体の構成をデザインする ②必要な情報を集める ③組み立てる という工程を踏みますが、②の情報収集で時間がかかるケースがほとんど。この②の情報収集で他人から返信が来ない時などに作業の遅れが発生します。

 

ただ逆に言えば、①と③以外は全て自分主体で前進させることが可能で、最悪②が無くても『あとはデータを埋めるだけ』という状態まで作りこむことが出来ますよね。

 

そう考えると、月~金が作業時間として遅くても火曜日の段階で①と③は終わらせることが出来ます。また②の情報収集も火曜日の終わりには基本集まっていることが多いので、ほとんどのタスクは3日あれば完成出来るという事です。

 

更にこのペースを達成させるための障壁として『情報量の不足』があります。②で集まった情報が自分が求めているレベルに到達していないケースです。この場合は水木も情報収集に取られるため、期日いっぱいまで時間を使ってしまう事になります。そうならないように「欲しい情報」を「正確に」情報所持者に伝達する必要が出てきます。

 

このように『意図的に期日を早めて』タスク処理を考えると、一つ一つ依頼や作業の質が上がる感覚はお持ちいただけますでしょうか?

 

意図的な期日切りを行う事で期日が短くなり質の向上が求められます。質の向上を求められるために一つ一つの工程を磨いていく必要があるため、このように全発信に意図や狙い、工夫が生まれてくるのです。自分の周りに大量のタスクをこなしている人が一定数いると思いますが、そういった方は一つ一つの作業や依頼が的確なはずです。それはおそらくご自身の中に一つ基準があり、それに間に合わせるために質を向上させているのかと思います。

 

アクションプラン

タスクを処理する際は「5分、15分、30分、60分、3時間、午前中、半日、今日、2日、2日半、3日」と出来るだけ短い期日で出来ないかを常に考えるようにしましょう。

 

これが習慣化してくると『今、ここで終わらせる』というタスクが想像以上に増えると思います。自分にコントロールできない点は一旦端に置き、自分がコントロール出来る範囲は最短最速で完了させておく。これが出来ればまず残業は無くなります。そして終業時間前に余裕なタイミングが生まれてくるはずです。

 

いつも木曜日金曜日の夜も大忙しの時期は想像も出来なかったですが、タスクをその場で処理することを続けていると、自然と第二領域のタスクにも手を付ける事が出来『緊急な依頼タスク』が減ります。

 

これは「運動」や「読書」と言った、今すぐに結果は出なくてもいつか絶対自分のためになることに手を付ける事で、1年後3年後に恩恵を受ける事と同じです。目の前の仕事以外に手を付ける事で、目の前の仕事そのものが減ってきます。

 

第二法則 浪費/消費/投資

貯金

自分の貯金額を見た時「安心感」は覚えますか?私はこの安心感は仕事をする上で必要だと考えるタイプです。自分自身がフリーターの時期や、フリーターの方を部下に従えて仕事をした時期、インターン生を大量に従えて仕事をした時期など様々ですが、間違いなく共通しているのが【貯金額と成績は比例する】傾向にあります。成績が出ているから貯金が出来るのもそうですが、貯金があるから成績が出ているというベクトルも間違いではないです。

 

未完了

資本主義が土台にある現代では「お金を持っている」ことは大切な事です。逆に「お金を持っていない」のは大きな不安に繋がります。そのため私が部下を持つときは可能な範囲で資産運用まで介入し、経済的自立を促すようにしています。また資産運用はコツを掴めば誰でも出来る(資産運用は長期的な視点を手に入れる事が重要だからです。)ので、1ヵ月もすればお金の悩みは半減させることが出来ます。一度しっかり理解すれば「お金」の文脈で深く悩む必要がなくなり、目の前の仕事に集中できるようになることで、ようやく目の前の仕事に集中できる状態になります。

 

投資と複利

それでは第二法則をおさらいします。

『支出は、収入に達するまで膨張する』

 

この第二法則は極めて協力なため、私自身も支出を収入以下で抑えるという事自体を非常に難しく感じております。そのため「支出を減らす」では無く「先に投資(貯金)して支出可能範囲を減らす」という事でお金の問題を解決するようにしています。

 

支出には浪費/消費/投資の3種類があります。

このうち、「余ったお金を全て投資に回す」という方法ですと中々上手く行きません。そのため『給料日の翌日に自分で決めた投資額(貯金額)を別口座に移す』という事を実行しましょう。毎月25日に給料が振り込まれた場合、思い切って25%は移動するべきです。私の経験上ですが、給料の75%があれば家賃や通信費含めて余裕で生活できます。(諸々節約は必須です。)

 

このように「支出可能な範囲を給料日翌日に調整」をすることでパーキンソンの法則を良い方向で活用し「余ったお金の中でいかにやりくりするか」に課題を感じられるようになります。

 

資産安定

毎月一定の投資(貯金)額が担保出来る事が決まれば、早速『複利』の勉強をしましょう。複利とは最初に投資した元本から生まれた資産が更に資産を生んだ利益の事です。

 

『50,000円投資→10%リターン→55,000円で投資(5,000円増えてる)』この+5,000円が更にリターンを大きくするというものです。この複利の考え方をベースに持つことで長期的資産運用を考えやすくなり「無駄遣い」が極端に減るはずです。(私の経験)

 

複利については有名な投資家さんが沢山ブログに上げているので、そちらをご確認下さい。

 

第一第二法則 まとめ

自身の集中力を高めてパフォーマンスを最大化するには「集中する」と本気で心に誓うより、集中できる考え方を知ったり環境を作った方がより効果が高く、継続性もあります。ここで紹介したポイントだけも抑えておくだけで、来年からの仕事で今まで以上に大きな成果が出せるようになるかも知れません。

 

最後に

今回は「パーキンソンの法則」について紹介させて頂きました。法則の名前は有名なので聞いたことがあると思いますが、実際に活用して効果を実感出来ている人が同じように増えたらとても嬉しいです。私自身もまだまだ法則の活用はトレーニング中なので、共に高め合っていけたらこちらも嬉しいですね。

 

最後までお読みいただき、ありがとうございました。