こんにちは、佐々木太一です。
私がプロジェクトを行う際大切にしていることの一つに「課題を区別して取り扱うこと」があります。限られた時間の中で最大の成果を出すためには何に時間を使うかが大切だと気づいてから、時間投資→結果還元の精度を高めるために行っている習慣です。
「自分が参画しているプロジェクトの上流課題は何ですか？」「各KPIを達成するためにカギになる課題は何ですか？」という基本的な質問にどれだけ瞬時に答えられるか。ここは自分自身も常に問いかけながら、部下にもしっかり教育していきたいポイントです。今回の記事はそんな「課題の区別」を実際にどのように行っているかを紹介していきます。
それぞれの言葉の意味
そもそも『課題』とは
課題の区別の前にそもそも課題とは？という点を少し補足させて頂きます。課題とは「現状と目標にあるギャップを乗り越えるために解決するべきポイント」です。よく比較される「問題」というのは「現状起きている不足」なので、現状の不足→目標とのギャップ→課題という順番で見えてきます。
『上流課題』とは？
上流課題とは「様々な課題の中でも、上流にある課題」の事を指しています。
「利益」をつくる上での上流課題は『「いかに売上を伸ばすか」と「いかに経費を下げるか」』、「売上」をつくる上での上流課題は『「いかにプロジェクト数を増やすか」と「いかにプロジェクト単価を上げるか」』などです。私がメインとしている営業部隊は『「いかに出勤時間を伸ばすか」と「いかに生産性を上げるか」』が上流課題になっていますので、その下流に広がる課題は全てこの２点に集約される形になります。
皆様が行っているプロジェクトも必ずこの上流課題が存在しますので、列挙した課題をカテゴリーに分けて並べてみると見えてくる可能性があります。
『カギになる課題』とは？
上流課題の下には大量の課題が潜んでおり、全てに着手をすることは不可能です。そのためその中でも「上流課題を解決することに最も貢献する課題」が「カギになる課題」です。ここに７～８割の時間を費やすことでプロジェクトを軌道に乗せることが出来ます。逆にカギになる課題を抑えてないと、行動が結果に紐付かず、組織として機能を失う可能性があるので注意です。
活用方法
１、課題を見つける
課題を見つける上で大切なことは「漏れなく、ダブりなく」（MECE：Mutually Exclusive and Collectively Exhaustive）です。「ミーシー」という言葉を聞いたことがあるのではないでしょうか？
ⅰ列挙
漏れダブり無く課題を見つけるためには、まずは列挙を行います。この段階で上流課題やカギになる課題は明確に区別する必要はありません。また最初からミーシーを意識する必要はなく、「思いつく限り」全ての課題を洗い出すことをお勧めします。また、全く区別する必要が無い訳では無く、頭の中で「おそらくこれが上流で」「これがカギで」など整理しながら列挙をした方が短い時間で正確な課題把握が出来ると思います。
ⅱ１段目でカテゴリ分け
課題を区別する上で上流課題をとらえることが重要になるので、深堀の前に１段目の課題でカテゴリーに分けてみるのがお勧めです。そうする事で上流課題が見えてくることが多いです。
ⅲそれぞれの課題を深掘る
カテゴリ分けをして上流課題が見えたらそれぞれ小さい課題を全て深堀っていきます。またこの際もまだダブりを気にすることはなく、同じ課題が出てきても気にせず深堀って見てください。
ⅳ課題ツリーを整理する
上流から下流にかけて大量の課題が出てきていると思いますので、ここから整理をしていきます。上流課題があっていればあとはカギになる課題を見つける段階です。数ある課題でも似ているもの、同じ課題背景を持つものが多数存在すると思うので、出来ればもう一つ別に課題ツリーを作って整理してみてください。そうする事で、プロジェクトの上流課題はAとB、カギになる課題はX、Y、Zと明確に区別できるようになると思います。
２、KPIを設定する
課題を見つけたら次はKPI設定です。
KPIについてはこちらの記事で解説をしております。
KPI＝課題を定量化した値にすることで、KPIを追う＝課題を追うという環境を作れれば、組織全体の生産性が上がります。 日々目の前の業務をしているとどうしても視野が狭まり、単発の繋ぎ合わせで結果をつくる習慣に繋がることがありますが、とてももったいないですよね。常に上流課題にアプローチをかけれる仕組みを構築することが成果を出し続けるポイントになります。
最後に
「今の課題は何ですか？」という質問を積極的に扱うようにすることで、常に課題を区別する習慣を少しずつ身に着けることが出来ています。どうしても解決優先、目の前の問題を解決することに時間を使ってしまいがちでしたので、ここが課題優先型に変わることで目指せるようになった数字が大きくなった気がします。日々の経験から何かしら情報が提供出来たら幸いです。それでは、最後までお読み頂き、ありがとうございました！
Written by 佐々木 太一
１．2020.11.21
２．2021.05.17
