はじめに
最近はWEBでのMTGが増えたりしている事に比例して「無意味な会議」も増えてきていますよね。無意味というのは「目的」がハッキリせず、ダラダラと進む会議の事です。会議のメンバーに一人でも「課題認識」出来る人が居れば中断か改善が行われるのですが、あくまでもそれは理想の話。また問題に思っていても中々立場上声を上げられない人も多いのでは無いでしょうか。
本記事の内容
そこで今回は会議の質を劇的に高める事が出来る「ファシリテーター」の役割について言及して行こうと思います。ファシリテーターは『会議などの場で参加者に発言を促したり話の流れをまとめたりしながら、会議や研修を進行する人』の事です。
会議の中での役割なので、必ずしも役職や立場が上の人がやらないといけないという訳ではありません。なので、会議の最初に「自分がファシリテーターをやっても良いですか？」と全員と合意さえ取れれば進行も着地も内容も全て思うようにコントロール出来ます。
そんな主体的で活躍の兆しがある皆様に向けて、自分がファシリテーターとして名乗り出た際はどのような事に注意して会議を進行すればよいのかをご共有できればと思います！
ファシリテーターが抑えるポイント
自分がファシリテーターを行う事で合意を取る
まず初めに「自分がファシリテーターを行う」という事を全員に認識してもらう事が大切です。特に自分が部下の立場の場合、上司から圧力を掛けられて進行を阻害されないように、しっかりと合意を取っておく必要があります。最初にここの合意を取る事で、例えば会議が時間までに終わらなそうなときや、同じ話題でずっと話が進まないときなどに、自分が宿題を設定したり、次の話題へ進めることが出来るようになります。
会議で「得たい成果」を明確にする
会議やミーティングの最初は、必ず得たい成果の合意から始めましょう。今日、この会議が終わった段階で、どのような状態になっていることが理想かという事を全員と合意します。「終わったときの状態」をイメージする事はいつでも効果が大きく、会議の進行速度を大きく向上させることが出来る仕掛けです。
意見がありそうな人から積極的に発言を促す
会議を進行させるために大切なのは活発に意見を交換することです。ただ全員から平等に意見を吸い上げようとするとなかなか意見が出てこない人も居ます。そういう場合は、最初は意見を沢山言ってくれる人を積極的に指名し、ドンドン会議を進めていくのが良いです。A案B案どちらになってもあまり変わらないという事はある程度存在し、逆に「ここだけは譲れない」という最重要箇所になると、意見を言うのが苦手な方も少しアクションを起こしてくれるようになります。その微妙な変化をファシリテーターは見逃してはいけません。
意見がなさそうな人も一度は意見を求める
いくら気を使ってメンバーから意見を吸い上げても、本当に意見を持っていない人や発言をしない人はやはりどこにでも一定数存在します。そんな時は、一度は意見を求めるようにしてみて下さい。そして「意見はありません」という意思表示は最低限もらうようにしましょう。完全にそういった意思表示もなく会議が終わってしまうと、そこでの決定事項に本人の責がはまらず、合意されたはずの行動変化が行われなかったりします。
無理に意見を出させなくてよい
たまにファシリテーターでやりがちなのが、平等に、全員から同じ量の意見を引き出そうとする事です。もちろんそれが理想ですし、そういうメンバーで出来れば最高です。ただそうでは無い環境で行われる会議やミーティングが存在するのも事実。そういう場合は一度は意見を求めるものの、必ず全員から平等に意見を吸い上げなくてはいけないという訳ではありません。あくまで一つのチームとして結論を出し、参加した全員が良い方向に行動変化出来ればOKです。最悪「合意している」という意思表示だけを貰えれば、そこに参加して頂く目的は果たされる事になります。
時間に終わらなそうであればここまでの意見で一旦FIXする
会議の終盤戦、定刻に終わらなそうな状況になった場合は、一旦ファシリテーター側でこれまでの話をまとめて、要約して発表するようにしましょう。そしてある程度方向性を決めることが得たい成果であれば今日の会議は終了し、まだこのまま議論を続けたいという場合はこの後の時間を伸ばすか、リスケするかをメンバー全員に聞いた方が良いでしょう。ここで大事なのは「ファシリテーターが会議の時間を管理する」という前提です。参加している立場や役職は関係なく、ファシリテーターとして自覚と責任を持って進行する事が大切です。
次回日程と宿題を出す
ここも重要なポイントで複数回の会議であれば必ず次回日程、完全に終わらせることが出来なかった場合は宿題も出しましょう。会議の最後に宿題を出す習慣が付いている人は「話をまとめられるし、記録も出来て、仕事が出来る人」という印象も持たれやすくなると思います。また会議の最後は皆集中力が下がっていることが多いので、逆にＹＥＳが取りやすいです。なので会議の最後に「次回日程の調整します」とスマートに切り出し、その場でサクッと決めてしまうのが理想です。
主催者に次回の運営方法を相談する
そして最後に会議が終わった後は主催者（この会議を始めた人）に進行のフィードバックを貰えたら貰った方が良いです。自分の進行は会議の意向に合っていたのか、話を収集する割合（人によって違う）も問題無かったのか、これらをすり合わせる事で自分自身のファシリテート基準が上がり、社内社外問わず、迷わずファシリテートに立候補出来るようになります。
最後に
本日は「ファシリテーター」についてまとめました。不要な会議やミーティングに疑問を抱きながらも、悪い風習でまだ続いているというものがあれば、ぜひこの機会に一意見を上げてみて頂きたいです。そういった疑問（違和感）を毎日解決繰り返すだけで、どんどん本質課題へも近づけて、本来の業務にも良い影響が出ることは少なくないと思います！それでは最後までお読み頂きありがとうございました！
