はじめに
仕事の棚卸しをすると「資料作成」はどれほど時間を使っていますか？私のプレイヤー時代は結構この時間が多く、肝心な「アポ架電」や「訪問」の時間が凄く削られていました。また自分が使う提案資料だけでは無く上司から依頼された提案資料の土台作りや社内プロジェクトの説明資料なども軽く提案資料のような構成になるため、そういったものを含めて「資料作成」にすると相当な時間です。
本記事の内容
なので今回はどちらかと言うと社会人１～２年目の方向け、または若い部下を持っている管理職の方に向けてすぐに実践できる資料作成の工夫を共有します。私が意識しているのは汎用性のある能力を身に付けながら時間を削る事で、単純なコピペやあまりにも工夫の無いパクリなどは除いていますので、実際に使って頂く事で自分の時短、部下の成長に繋がるように作っています。お役に立てれば幸いです。
「提案資料」の肝
提案資料で肝になる部分を押さえる必要がありますので、そちらをまとめます。
①内容
まずは何より内容ですね。「資料を見た人がどんな行動を起こして欲しいのか」をイメージした後、「そのためには何を伝えればよいのか」を決めて内容を決めましょう。ここで多くの場合効果的なのがシュミレーショングラフです。基本人が行動を起こすときは行動するメリットを感じた時で、メリットを感じる瞬間はこのシュミレーションがイメージ出来た時です。例えば「年利1.0％確定」の積み立てグラフや、「アクセス数２倍ブログ」のアクセス増加グラフなど、こういったシュミレーションを見て導入を意思決定する場面は多いのではないでしょうか？今までの成長線の延長にない確度で成長をして行ける事をシュミレーションで伝えられれば成約率はグッと向上します。
またこの内容は毎回新しく考える必要は無く、自分がいる業界や業種で提案が必要になる部分をいくつかピックアップして、その際必要になる資料の内容を押さえておけば大丈夫です。全く同じ内容は違和感が出ますが、話の内容は相手企業によって大きく変わる方が稀です。
②構成
次は構成の部分。事実は同じでも伝え方によって見え方は180°変わります。特に普段から関りの無い新規企業などは構成が大事で、途中でメリットを感じなかったり違和感があるとそこからの聞く姿勢が大きく下がります。自分が伝えたい事を最も伝えやすい構成はどのような構成か、何を先に伝えるべきで、何を後に伝えるべきなのか。勝ちパターンの構成を知る必要があるでしょう。これを知る方法は簡単で、先輩や上司の資料をもらう事です。①でも上げたように業種や業界を変えない限り必要な提案の機会は限られていますので、社内で最も成果を出している方の資料などがもらえたら、徹底的に真似をしてメゾットを体得するのが最も得策だと思います。
③デザイン
最後にデザインです。内容と構成がしっかりしていればデザインへの拘りはある程度で良いと考えているのが自分の意見ですが、もちろん「資料を販売できるレベル」まで持ち上げる事は必須です。このデザインは資料全体の雰囲気にカナリ影響する部分なので、相手とこちらの立場や関係によって大きく変更を掛ける部分になります。例えば現在業績がうなぎのぼりで更に協力して伸ばしていきましょう！という時は、力強さと謙虚さを織り交ぜた濃いオレンジ色ですとか、相手に誠意を見せたいときは完全に白黒にしたりして全体の雰囲気を整えます。またこのデザインには「グラフデザイン」も加えるべきで、①でお伝えしたシュミレーション、中身がどんなに良くても「見づらい」というのは致命的です。「後で見よう」と思わせる事が目的であれば、敢えてすべてパステルカラー等チカチカするようなグラフも面白いと思いますが、基本はその場で見て判断してもらいたいものです。なのでまず資料全体が「見やすい」と最初に思ってもらえるか、またシュミレーションで必要な情報がグラフを見ればわかるようになっているか、ここを考えて作成すると結果に繋がりやすい資料が作れます。
④意識する事
①②③とテイストが変わりますが、資料作成で何を意識するかはとても大事です。私が意識をするようになって効果が大きかったのは『相手が最低限の修正をすれば上司に提出できる状態にする』という点です。社長へのプレゼンテーションの場合も『役員や幹部にそのまま見せれる資料』を意識しています。これが見づらい資料であったり展開出来ない資料であれば、修正に時間がかかりますよね。ビジネスマンはいつも忙しいので、資料を修正するために時間を捻出するのは面倒です。そのためそのまま渡せない資料は修正が後回しにされ、翌週の月曜日などに展開されることになります。それでは最短のスピードで仕事を回すことが出来ません。
資料作成時短法
それではここから成果に繋がる質の良い資料を素早く作るために出来る工夫を紹介して行きます。また一番最初は「気合根性論」に近くなっていますが、結局ここが一番大事になってきますので、最後までお読み頂けますと幸いです。
①グラフ作成100本ノック
まず資料作成のコツを知る前に、自身の資料作成の能力を高めましょう。また資料作成の中でも最も大事なのが「シュミレーション」になるので、いかに素早く質の高いシュミレーショングラフを作れるかは時短において非常に大事です。グラフ作成が上手くなるには「必要な情報を的確に織り交ぜる」事と「資料の大きさに合わせてデザインや情報量を調整する」という感覚的なテクニックが必要なので、ここは場数を踏んだ方が早いです。おそらく本を読んでも得られる力は小さいと思います。そのため、資料作成のスピードをもし上げたいと考えていたら、様々なケースに適応するグラフ作成の経験を沢山積むことをお勧めします。結局シュミレーションが上手く組める人は提案の成功率も高いです。このグラフ作成を通じてもちろんデザインする力も付くのですが、それよりデータをまとめる事で自分自身がビジネス全体を理解できるようになり、資料を説明する際の分かりやすさが上がるはずです。グラフの質担保、自身のビジネス力向上のためにも、一度グラフ１００本ノックはお勧めです。
②自分の業界や業種で良く行われる提案を把握する
提案資料が必要になる場面は何かしらの交渉が絡んできます。その交渉というのは毎回新しいものでは無く、いつも誰かが行っていることと同じケースが大半です。ただからと言って直前に近しい資料を持ってきて作成しても結果に直結する資料になる保証がありません。なのでお勧めは「良く使われる提案を把握して必要なサンプルを集めておくこと」です。営業の現場では営業に充てる時間や人材を増やすか一つ一つの成約率や効率を上げるかという部分が上流の課題になるので、「リスト獲得」や「単価向上」などが主な提案内容になってきます。そのように自分がいつか必要になるであろう提案を先に把握し、それぞれのサンプルを集めておくと準備に時間がかからなくなります。
③資料を作成する際は先に「型」を作るようにする
私の経験で効果的な工夫が「型」から作る事です。これは資料作成をする際に「今回だけの資料」では無く、今後同じような案件があったときに写真やグラフを差し替えるだけで転用できる提案書の型を作成するという意味です。提案の型を付くる事で内容よりも構成に意識を置くことが出来、構成は色々な資料に提案が出来ます。
④社内だけでなく社外の提案資料も集める
自分の上司やトップセールスの資料をもらう事は当たり前として、更に取引先や営業さんからもらえる提案資料を集めておくこともお勧めします。特に会社が取り入れたサービスの提案資料は貴重で、自分の上司やその上が導入を意思決定した訳なので、いつも教わっているものより更に工夫が織り込まれている可能性が高いです。それをそのまま真似するだけでも一定の成果が出る資料を作れるはずです。
まとめ
①②③④を上げさせて頂き最後にまとめると一番大切なのは「資料作成の時間を削る意識」です。これらは基本仕事をしていればご自身でお気づきの方も多いと思いますが、それでも資料作成に時間をかけている人は多いはずです。「知っていてもやっていなければ知らないのと同じ」という状態にならないためにも、私も含め日頃から大切な情報の収集と蓄積は怠らずに継続して行きたいですね。
最後に
この記事を書きながら自分自身の習慣を振り返りました。流石に何年も社会人をやっていますので当たり前に出来ていますが、こう言った事を若い事からしっかり教えられる仕組みを作ることが次の世代を更にレベルアップさせると考えると、やる気が出てきますね。私は丁度４月から入る新卒の教育体制を再構築しているところなので、こういった日々過ごす中で感じた仕事術を必要な分だけ教えれる仕組みを作れるように更に工夫を重ねたいと思います。それでは最後までお読み頂きありがとうございました。皆様の気付きや行動変化に少しでも貢献出来たら幸いです。
