努力の方向性を正す - 振り返りによる頑張り損の防止

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はじめに

月曜日が始まりました。皆様一昨日昨日のような休日に毎週行う習慣はどのようなものがありますか?私の場合去年から大学へ入学しましたので、平日は仕事、土日は勉強とブログ(更新少な目ですが)に全ての時間を費やしています。そして実は今年結婚する予定もあり、更に多忙を極める事になると考えると工夫の模索が急務に感じます。

 

本記事の内容

今回で挙げさせて頂くテーマは「努力の方向性」です。仕事や勉強に熱中しているときはとにかく目の前の事に集中する環境を作ることが肝になるかと思いますが、そのためには「目の前の作業」と「ゴール」が繋がっている実感を持たないと、どこか集中力がかけてしまうタイミングがあると思っています。

 

そのような「迷い」が行動中に生じないようにするために始めたのが「休日に行う振り返りの習慣」です。本記事の内容は私が毎週行っている振り返りの中身と、その効果を共有させて頂き、皆様のライフハックにお役に立てればと考えております。

 

 

振り返りの中身

振り返りの中身は以下の通りです。

①1週間の結果と行った行動の確認

②今月の目標と進捗達成率の確認

③翌週の目標と行動策を決定

それぞれ詳しく解説して行きます。

 

①1週間の目標達成率と行った行動の確認

まず初めに行うのが達成率と行動の確認です。振り返りを行う際、「結果」と「行動」をセットで確認するのは非常に効果的だと思います。というのも「結果」には必ず「過程」があり、過程を作っているのは「行動」だからです。またその前に「思考」という部分があるのですが、この思考は「計画」を作る事で行動への反映を極力下げることが出来ますので、私は「思考」より「行動」を優先して振り返りを行っています。全ての行動は目標を達成するために行っているので、目標が未達という事は行動を行った意味が本質的にはありません。進捗を進めるためでは無く目標達成をするために行動をしているという事を忘れないようにするのがコツです。また行動を確認する際はこのように週間のカレンダーを活用すると効果的だと思います(体験より)左側に行った行動、右側にそれによって得られた成果を記載します。

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 この習慣を行っていくと最初は「未達」が続くと思います。そう言ったときは達成と未達の個数を数えた方が良いです。私の場合はそもそも目標を1.5倍に設定をしているので、達成:未達が7:3を超えるようにすればギリギリOKとしています。理想としては9:1は行きたいと常に意気込んでいます。

 

②今月の目標と進捗達成率の確認

先週の行動と結果の紐づけが終わったら月間目標の目標と進捗達成率の確認です。基本月の目標に合わせて習慣の目標も作っていると思いますので、ほとんどの場合は大きなずれは発生しません。ここは念のため、今の進捗で月間の目標が達成できるペースにあるのかを確認します。これを行う事で自分は今月末の段階で何を得てなければいけないのかが明確に見えるようになりますので、「イメージが現実に変わる」というものを実践できるようになります。私もこの月間目標の振り返りを毎週行うようになって以来、いつでも月末着地段階での状態を説明できるようになりました。これは上司や部下との関わりだけでなく取引先と話す際も中長期的な話がしやすくなります。それによって判断ミスも減り思考時間も短く出来るようになります。私の場合は以下のページを使って上段は得たい成果、下は得られた成果を要約しています。

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得たい成果は振り返りの段階で翌週を記載し、得られた成果は得たい成果と比較しながら記載します。習慣のページは完全に振り返り用なので目標の記載はしませんでしたが、月間ページでは行動では無く目標とのギャップを把握するために目標も記載します。

 

③翌週の目標と行動策を決定

行動と結果の紐づけと月間ペースの確認が終わったら、翌週の目標と行動策の決定です。まず目標は月間ページに記載し1週間の結果イメージを作ります。その後行動策は全てGoogleカレンダーへ落とします。昔は行動策も手帳に書いていたのですが、変更変更の嵐でどう工夫しても手帳が汚くなってしまっていました。その点Googleカレンダーは消したり、移動させたり、共有したり等自由自在なので簡単ですよね!私は予定が被ると迷うので、同じ時間に予定が入るときは消すか色を変えてます。ちなみに自分は赤です(無益な情報ですね(笑))。また工夫の一つとしてGoogleカレンダーの予定には必ず得たい成果を記載するようにしています。日々行動をする際色々なところを確認するのは面倒なので、全ての行動はGoogleカレンダーです。なのでそこに得たい成果が書かれていると自分の行動と結果が紐づいて効率もUPします。

 

振り返りの効果

それでは、このように振り返りを行う事でどのような効果が得られたのかをまとめていきます。

 

①行動の精度が上がる

「結果」と「行動」を振り返る事で「どのような行動」が「良い結果」をもたらしたのかを知ることが出来ます。「悪い結果」を見る事も大切ですが、私の場合は「成功パターン」の回収がメインです。失敗パターンは結局どうすれば成功するのかを考える必要がありますが、成功パターンの場合はそのまま実行を継続できます。また極限まで考え込まれた行動と、その場でとっさに判断して行った行動は、意外と同じくらい成功するものです。ただそれは計画段階である空論では出てこず、目の前のリアルからしか出てこない行動策の事が多いですね。そういった価値の高い情報を手に入れるには振り返りと行うほかないと思っています。「どのような行動」をすればどのような成果を得られるのか、毎回振り返りを行う事で行動の精度が上がっていく感覚を持っています。

 

②KPIが勝手に暗記される

カナリ重要な効果です。自分は今どこの数字を追っていて、何を完成させようとしているのかを常に頭の片隅に置いておくことが出来ます。私の場合は間違いなく予実でいかに予算と結果を合わせられるかが勝負になってきますが、一つ一つの項目を嫌でも毎週見る事を継続した結果、今でもほとんどの数字を答えられます。またそれを知る事で上司や他部署と会話をする際、何を聞かれても答えられるというのは大きな自信になっていると感じる事が多いです。「ざっくり分かっている」という状態から「数字まで把握出来ている」という状態を作ることが出来た今、逆に「分かっていない」という状態が怖いと感じます。1ヵ月ほど続けてみて、ぜひ効果を実感してみて頂きたいです。

 

③明確な目的を考えるようになる

当たり前のようですが即答できる人は少ない習慣です。今自分が何か行動をしているとき「何を得たいですか?」という質問に、的確に答えられますか?私の場合この習慣を続けるようになってから徐々に本質を回答出来るようになってきました。それまでは「何となく言っていることは合っている」という状態です。ただ本質的への課題かどうかを聞かれた際、自身を持って「はい」と即答できない自分がいたのは事実です。 最も深いところにある最も大きな課題は誰でも明確に気付いていますが、習慣単位で追っていく一つ掘り下げる前の課題を明確に持ちながら行動する事で、圧倒的にKPI達成率が向上しました。全ての行動が目標達成に向かっている状態、全ての行動が重要KPIに向かっている状態を作れるようになると仕事は楽しくやりがいのあるものに変わります。

 

まとめ

私もこれからブログ更新を習慣化しようと考えていた時、そもそも何の目的でやるのか、多忙スケジュールにそんな時間入れれるのか、等様々練りましたが、結論やる事にしました。自分の将来像を考えた時に今からやっておかないと間に合わないからですね。日々の振り返りを行っていなかった頃の自分を今思い返すと、目の前の事に必死にはなっていても本当にもったいない行動が多かったと反省します。この記事を見て、1回でも振り返りをやってみようと気づいてもらえたら幸いです。お互い良い1日を過ごしましょう。最後までお読み頂きありがとうございました。

 

私の使っている手帳です。